Todas las empresas buscan nuevas vías para mejorar su productividad. Este tema es prioritario en compañías de todos los tamaños, y no es para menos: un estudio reciente de State of Global Workplace, 79% de los empleados que participaron aseguró que no fue productivo en toda su jornada laboral. De hecho, según el mismo documento, los empleados confesaron haber trabajado únicamente durante tres horas de un turno de ocho.

Más productividad en menos tiempo

En kiban, la búsqueda de métodos para mejorar la productividad también ha requerido de una exploración continua, especialmente tras la pandemia por Covid-19, que nos llevó a cambiar nuestros dinámicas de trabajo. Este camino ha tenido aciertos y errores, pero luego de un largo periodo de experimentación, encontramos tres estrategias funcionales en nuestra compañía.

1 Uso de Slack

Esta es una herramienta creada para mejorar la comunicación dentro del equipo. La interacción es más rápida que con el correo electrónico y más eficiente, segura y respetuosa que con Whatsapp.

Además de posibilitar la comunicación directa entre miembros del equipo, la herramienta permite la creación de canales que integren miembros específicos para cumplir con objetivos concretos, por ejemplo, un canal de marketing para resolver rápidamente asuntos de dicha área que involucran a diversas personas.

Por otro lado, Slack también permite hacer llamadas de audio o video y compartir pantalla, lo cual puede acelerar el abordaje de asuntos que requieren respuesta rápida y no pueden esperar a que se convoque una reunión.

2 Jira

Incorporar esta herramienta de gestión de proyectos no fue sencillo. Primero requirió que Alexandre Grin, nuestro COO, se empapara por completo para poder capacitar al equipo y establecer métodos claros para su uso (hoy se ganó el título de Master Jira).

Luego de varios meses de prueba y error, Jira se convirtió en una herramienta esencial para la creación, gestión, seguimiento y revisión de tareas en kiban. Su efectividad ha sido tal, que gracias a ella se disminuyó el uso del correo, el chat y aumentó el número de tareas que se ejecutan satisfactoriamente al interior de la empresa.

Con Jira es posible tener un tablero por proyecto, asignar tareas, cambiar su estatus, determinar fechas, etiquetar, estimar tiempos de ejecución, solicitar revisiones, adjuntar archivos y comentarios y llevar un registro muy preciso de cada paso que se ha seguido, entre otras funciones.

Una directriz que ha sido de gran utilidad: ya no hacemos peticiones verbales, por correo o vía chat. O sí, pero también debemos convertir dicha solicitud en una tarea en Jira que se pueda monitorear.

3 Ajuste de horarios

En kiban existe la posibilidad de que cada colaborador pueda solicitar un cambio de horario si así conviene a sus intereses. Consideramos que mantener esta flexibilidad contribuye no sólo a que nuestro equipo pueda tener espacio para resolver temas familiares o personales, también posibilita que se comprometan más a llevar a cabo sus tareas en el periodo ajustado.

El cambio de horario también ayuda a reducir la frustración, preocupaciones y falta de concentración de colaboradores que deben ajustarse a nuevos procesos de vida (como ser papás) o a situaciones eventuales que son estresantes y requieren de adaptación (como un cambio de domicilio).

Estamos convencidos de que un empleado feliz y que se siente comprendido, es un empleado más creativo y productivo.